Il servizio permette di gestire integralmente tutte le attività legate all’istituto della difesa d’ufficio successive al controllo dei requisiti per l’iscrizione e tenuta nell’Albo dei Difensori tenuto dal Consiglio Nazionale Forense. In pratica, l’attività principale della soluzione è la preparazione, generazione, comunicazione del turno periodico oltre alla gestione della nomina da parte dell’Autorità Giudiziaria.
Nel dettaglio:
Attività di preparazione alla creazione del turno
Consiste nell’inserimento delle adesioni/cancellazioni dei difensori d’ufficio nell’anagrafica presente nell’Albo con specifica indicazione dell’elenco o degli elenchi in cui l’iscritto richiede di essere inserito o eliminato. È possibile indicare anche eventuali periodi o giornate di indisponibilità (es. per il periodo estivo). Quest’ultima attività può essere gestita direttamente da ciascun difensore nell’area riservata.
Generazione turno
È il cuore dell’applicazione e consiste nella generazione prima della fine del turno periodico dei difensori d’ufficio, solitamente trimestrale, sulla base delle adesioni inserite nel punto 1 e sulla base delle impostazioni di ciascun elenco: ARRESTATI, LIBERI, MINORENNI, MAGGIORENNI, N. di difensori ogni giorno, turnazione giornaliera, giornaliera multipla, settimanale, rotazione alfabetica, casuale, altro su richiesta.
Comunicazione turno
L’Ordine forense ha la possibilità di stampare il turno periodico e di inviare a ciascun difensore una e-mail personalizzata in cui gli indica i giorni in cui sarà nel turno. Il difensore può visualizzare anche i turni nella propria area riservata (vedere punto seguente).
Area riservata al Difensore d’ufficio
L’avvocato difensore d’ufficio dispone di un’area web, accessibile dall’area riservata agli iscritti di (la stessa a cui accede per la formazione, mediazione, variazioni anagrafiche, ecc.), dove oltre a visualizzare il turno, può vedere le nomine e proporre/accettare le sostituzioni di colleghi.
Sostituzione difensore (post-generazione)
Successivamente alla generazione del turno, la segreteria dell’Ordine (e/o il responsabile del servizio difese d’ufficio) ha la possibilità di visionare ed eventuale modificare il turno generato. Un sistema di ricerca sostituto permette inoltre a ciascun difensore di contattare automaticamente un altro difensore d’ufficio richiedendogli la sostituzione direttamente dall’area riservata. In pratica se l’avvocato “X” di turno il 15 giugno non può essere disponibile in tale data, accede nella sua area riservata e scegli un sostituto es. avvocato “Y”. Un messaggio di notifica avvisa l’avvocato “Y” che gli comunica la richiesta di sostituzione e lo invita a confermare o meno la sostituzione nell’area riservata: se conferma, un nuovo messaggio automatico avverte l’avvocato “X” dell’avvenuta sostituzione, se invece non conferma, l’avvocato “X” ha la possibilità di ripetere l’operazione con un nuovo avvocato.
Nomina difensore d’ufficio
La funzione di Nomina di un Difensore d’Ufficio è a disposizione dell’Autorità Giudiziaria. Le attività preliminari attivazione del servizio prevedono l’importazione di ciascuna Autorità Giudiziaria dall’eventuale attuale soluzione in uso e la comunicazione delle nuove modalità operative.
Attraverso un’Area Riservata alle Autorità Giudiziarie, ciascun esponente dell’Autorità potrà nominare il Difensore d’Ufficio di Turno in base a criteri personalizzabili da ciascun Ordine in base a semplici domande progressive. Le stesse operazioni possibili dall’Area Riservata possono essere eseguite più rapidamente dalla nuova app gratuita “Centro Nomina Difese” per tablet e smartphone.
Una email (e/o pec/sms/fax) di comunicazione è inviata all’avvocato interessato dalla nomina e alla autorità giudiziaria che l’ha eseguita con tutti i dati del nominato.
Attività di tutoraggio da parte dell’Ordine
Tutte le nomine possono essere monitorate dall’Ordine nell’Area Riservata. Nella stessa sezione si possono visualizzare e/o effettuare le sostituzioni, caricare i nuovi turni ed eseguire tutte le altre operazioni di back-office.