ConciliaSFERA

La nostra soluzione nasce dall’attenta analisi della normativa vigente e da numerose interviste fatte ai responsabili degli Organismi pubblici e privati.
Il risultato è un software completo e semplice nell’utilizzo: una ottima organizzazione delle attività insieme ad un rapido e sicuro accesso alle informazioni è infatti il segreto di qualsiasi gestione moderna di lavoro.

Il coordinamento dei procedimenti di mediazione, del protocollo della corrispondenza, la creazione dei modelli di documenti, la contabilità e l’archiviazione e conservazione dei file sono i moduli principali del programma che, essendo basato su tecnologie web, può essere utilizzato su qualsiasi computer o moderno dispositivo indipendentemente dal sistema operativo: pc Windows, Mac, Linux ma anche iPhone, iPad e altri smartphone e tablet.

Queste caratteristiche permettono un controllo completo e immediato da parte dei responsabili (che possono seguire tutto senza dover essere fisicamente nelle sedi dell’Organismo) e una rapidità di attivazione anche in presenza di sedi secondarie o distaccate.

Il nostro software è utilizzato attualmente da oltre 80 organismi di mediazione pubblici e privati (visualizza qui la lista completa) con centinaia di migliaia di procedimenti e diffusi su tutto il territorio nazionale, fra essi spiccano gli organismi dell’Ordine degli Avvocati di Milano, Firenze, Genova e Napoli oltre numerosi organismi privati con centinaia di sedi secondarie.

L’esperienza maturata sul campo ci permette di dare anche pratici quanto preziosi consigli nella fase di avvio dell’Organismo, come ad esempio nella realizzazione della modulistica o nella razionalizzazione delle comunicazioni e dei pagamenti. Completano la nostra proposta prezzi contenuti, cortesia e disponibilità sia prima, ma soprattutto dopo la vendita:

Con noi non Vi sentirete mai soli: telefono ma soprattutto, chat, skype e assistenza remota (condivisione desktop) ci permettono di essere immediatamente nel vostro ufficio anche se distanti centinaia di chilometri.

Per ciascun mediatore si possono indicare le materie, le sedi ed eventualmente gli scaglioni di valore in cui può ricevere incarichi oltre alle giornate di disponibilità (ad es. per gestire periodi di assenza, ferie, ecc.). L’assegnazione dell’incarico avviene secondo criteri configurabili dall’Organismo: rotazione alfabetica o per anzianità di iscrizione all’elenco sono solo alcuni dei criteri possibili e comunque siamo disponibili a integrare nuovi metodi qualora non fossero già presenti nell’applicazione.

Il mediatore può inoltre accedere all’area riservata in cui visualizza e interagisce con tutte le pratiche a lui assegnate.

Tirocinio assistito
Per ciascun procedimento è possibile indicare i mediatori tirocinanti. Un pannello riepilogativo consente invece di avere il quadro complessivo delle presenze di tutti i tirocinanti, al fine di controllare obbligo normativo.

Al termine di ogni trimestre ciascun Organismo di Mediazione è tenuto a caricare sul sito del Ministero della Giustizia – Direzione Generali di Statistica – le statistiche dei procedimenti di mediazione trattati il mese precedente: gli Organismi che hanno provato sanno bene quanto tempo è necessario per inserire tutte le informazioni richieste, fra dati riepilogativi e dati di dettaglio.

Creazione e invio automatico delle statistiche

ConciliaSFERA, accreditata ormai da gennaio 2012 dal Ministero della Giustizia, prepara le statistiche evidenziando eventuali anomalie di caricamento e crea i file secondo le attuali specifiche ministeriali.

Con pochi click, l’adempimento ministeriale è risolto.

La gestione dei modelli permette di realizzare facsimili dei documenti usati costantemente dalla segreteria come ad esempio la lettera di invito alla mediazione
da inviare al convenuto o la comunicazione dell’incontro alla parte istante. E’ sufficiente selezionare il procedimento di mediazione interessato e scegliere il modello desiderato per visualizzare il documento originale compilato con le informazioni della mediazione: ovviamente è sempre possibile intervenire per effettuare modifiche particolari.
I modelli base sono forniti in fase di attivazione e ciascun Organismo può crearne di nuovi o modificare quelli presenti.

Tutti i documenti possono essere spediti con un click, non solo via email o pec, ma anche per fax o in forma cartacea via lettera prioritaria o lettera raccomandata !!!

Tutto ciò senza dover stampare, piegare, affrancare, imbustare, scrivere etichette, compilare ricevute, recarsi e fare code all’ufficio postale!

N.B. La consegna e il valore legale sono garantiti da un sofisticato, quanto semplice per l’utente, metodo di tracciatura.

Inoltre, seguendo il paradigma cross-platform (il solo opensource e’ poco adattabile a questi specifici tipi di applicazioni professionali), ConciliaSFERA si slega dall’obbligo di dover usare un determinato editor di testi o foglio di calcolo, permettendo a ciascun utente di utilizzare il programma preferito: Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, ecc.

L’agenda elettronica visualizza il calendario degli incontri di mediazione e la disponibilità delle sale in stile Google Calendar/Outlook oppure in stile elenco (tabulato). Unita allo scadenziario degli eventi permette di avere in tempo reale la visione generale delle mediazioni per una efficiente pianificazione delle attività e degli appuntamenti.

Molta cura è stata prestata alla realizzazione della sezione contabile: per ogni procedimento sono calcolati gli importi dovuti dalle parti (spese di avvio, spese di indennità, eventuali altre spese come i rimborsi delle notifiche o delle trasferte sostenute) in base al valore, al tipo e all’esito della mediazione.

Il tariffario è configurabile secondo le esigenze di ciascun Organismo e tiene conto di ogni elemento che va a formare la fattura o la ricevuta. E’ prevista anche la gestione delle uscite con il calcolo dei compensi dei mediatori.

Ogni documento può essere spedito al destinatario per posta elettronica o in forma cartacea
senza dover usare client di posta e senza dover stampare nulla (vedere paragrafi precedenti).
NOVITA’ 2016 – Recupero crediti: possibilità di creare/inviare lettere di sollecito automatiche a tutte le parti che non hanno saldato tutti i pagamenti.

Un programma è sempre migliorabile e il suo aggiornamento, sia per adeguamenti alla normativa, sia per una migliore usabilità deve essere costante. ConciliaSFERA migliora ogni giorno grazie alle indicazioni e suggerimenti dei suoi utenti. Ecco cosa “bolle in pentola”:

• Gestione segnalatore di mediazioni
• Campagne di marketing per far conoscere l’Organismo
• Grafici statistici

Con noi le Vostre richieste diventano realtà !!!